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Technicien.ne en bureautique (poste permanent)

Notre organisation
Le MAGE-UQAC est une organisation militante qui célèbre, cette année, ses 45 ans. Notre mission consiste en la défense des intérêts de nos 6 000 membres étudiants de l’UQAC notamment en promouvant, en développant et en protégeant, par tous les moyens mis à notre disposition, les intérêts pédagogiques, politiques, sociaux, économiques, culturels, intellectuels, professionnels et matériels de nos membres.
Nos valeurs
En accord avec les principes du modèle de gestion « Holacratie » qui prône la formalisation de l’intelligence collective et la responsabilisation des employés, nous encourageons l’engagement de chacun.e dans un cadre décisionnel participatif et représentatif, centré sur les défis de l’organisation.
Nos Services
Fort d’un chiffre d’affaires de plus de 3 millions de dollars, nous offrons une gamme variée de Services (mobilisation, représentation, communication, café-dépanneur, cafétéria, bar, reprographie étudiante) procurant du travail à 13 employé.e.s permanent.e.s et une centaine d’étudiant.e.s.
Le.la technien.ne en bureautique est sous la responsabilité immédiate du directeur général,du président du MAGE-UQAC, ou de toute autre personne que peut désigner le MAGE-UQAC.
Principales Fonctions et responsabilités
Sans être limitative et pouvant être sujette à modifications (dans ce dernier cas, sur préavis du MAGE-UQAC), la description des principales fonctions et responsabilités du.de la techncien.ne en bureautique sont les suivantes :
  • Accueillir et répondre aux questions de la clientèle étudiante et des employé.e.s de l’UQAC en orientant efficacement ceux dont le problème doit être réglé par une autre autorité;
  • Rechercher, obtenir et fournir de l’information sur des sujets variés à partir de documents ou d’intervenants crédibles;
  • Corriger et faire du traitement de textes sur tous les documents(tous documents importants doivent être révisé par le technicien ou la technicienne en bureautique);
  • Trier et entrer le courrier et les chèques (reçus et envoyés) dans une base de données et faire le transfert des courriers et courriels auprès des personnes concernées;
  • Faire le suivi du registre des clés et des cartes d’accès en collaboration avec l’UQAC et s’assurer de reprendre les clés et carte d’accès lors des départs des différentes ressources concernées;
  • Remettre les chèques aux associations étudiantes ainsi que la clé de leur case postale;
  • Filtrer les appels téléphoniques, prendre les renseignements pour un retour d’appel et contacter des personnes à l’interne et à l’externe;
  • Faire des réquisitions pour l’exécutif et les Services en collaboration avec la direction générale du MAGE-UQAC;
  • Faire différentes ouvertures de poste de MAGE-UQAC/SAGE sous la supervision du coordonnateur-trice des ressources humaines et veille au suivi des procédures de nomination et d’élections en collaboration avec le ou la secrétaire générale;
  • Assister aux réunions des instances en tant que secrétaire d’assemblée et rédiger les procès-verbaux et faire les différents suivis auprès des personnes concernées.
  • Organiser les rencontres des instances en collaboration avec la direction générale du MAGE-UQAC;
  • Faire la mise à jour des listes (téléphoniques, de diffusions, courriel, etc.);
  • Voir à l’approvisionnement de l’exécutif en fourniture de bureau;
  • Participer aux activités quotidiennes d’écriture comptable avec la. le technicien.ne en comptabilité;
  • Toutes autres tâches connexes;
𝐄𝐗𝐈𝐆𝐄𝐍𝐂𝐄𝐒 :
Formation reliée à l’emploi: DEP en secrétariat et comptabilité et/ou un DEC en technique en bureautique
Une expérience en lien avec le poste sera considérée comme un atout ;
Connaissance du milieu associatif étudiant sera considéré comme un atout ;
Capacité d’adaptation aux changements d’un organisme en mouvement tout en faisant preuve de polyvalence, de débrouillardise et d’ouverture d’esprit;
Capacité de travailler en équipe, bonnes habilités en communication, être passionné de l’amélioration continue, et aimer le contact avec les gens;
Langues : excellent français à l’oral et à l’écrit et anglais fonctionnel ;
Maîtrise des logiciels et plateformes suivantes : Suite Office , Google drive et Google meet.
𝐂𝐎𝐍𝐃𝐈𝐓𝐈𝐎𝐍𝐒 :
Poste permanent temps plein ;
Horaire : horaire régulier de jour ;
Salaire : selon expérience, augmentation annuelle selon la politique salariale ;
Vacances : 6 % (8 % après 5 ans) ;
Formation : Remboursé selon certaines conditions ;
Assurances collectives : santé, vision, voyage, dentaire et autres.
Date d’entrée en fonction : 21 juin 2021
Lieu de travail : 555 boulevard de l’Université, Chicoutimi
Veuillez faire parvenir votre lettre d’intention et votre curriculum vitae à Fabien Poirier notre directeur général au : candidature@mageuqac.com avant le mercredi 9 juin à minuit.
Seules les candidatures retenues seront contactées.