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Administrateur


Tenir une rencontre EFFICACE !

(01/07/2015)

Rencontres d’équipe, d’exécutif, de travail, alouette! Nous tenons des rencontres de toute sorte dans nos vies d’étudiant et de non-étudiant. Il ne faut pas s’en cacher elles ne sont pas toujours efficaces, c’est pourquoi je vous ai monté un petit guide qui vous expliquera comment tenir une rencontre qui vaudra la peine d’être tenue!

Il a 4 grandes étapes à la tenue d’une réunion

 

La planification
L’organiser
La tenue
La conclusion

Dans notre planification, il faut d’abord :

Déterminer l’objet de la réunion : quel va être le sujet de la rencontre
Établir par écrit les objectifs généraux pour faire passer votre message; l’objectif est de…
Dresser la liste des points à aborder en ordre logique; on va parler de … de … et de …
Limiter la durée des délibérations pour certains points à l’ordre du jour ; le point 2 devrait durer x minutes
Déterminer la durée de la réunion; la rencontre est estimée à x heures y minutes

Il est maintenant temps d’organiser la rencontre :

Décider des participants et de leur rôle; j’ai besoin de tel directeur, car il travaille tel dossier
Nommer des personnes pour rédiger le procès-verbal, chronométrer les débats et faciliter les échanges; ces personnes s’assurent de bien orienter la réunion
Choisir la date, l’heure et l’endroit les plus favorables pour atteindre vos objectifs; à la bibliothèque à 16 heures
Convoquer les intéressés et leur faire part du but et des objectifs visés ainsi que de la préparation préalable requise; bonjour à tous, vous êtes convoqués pour x raisons, voici l’ordre du jour (…)

La tenue de la réunion

Commencer la réunion à l’heure; c’est une marque de politesse pour les invités
S’entendre sur le but et les objectifs de la réunion; dire que nous allons parler précisément de X, va éviter de perdre du temps sur des trucs non pertinents
Cerner les problèmes à résoudre pour chaque point; à l’UQAC le problème est que…
Présenter des solutions pour chaque point; à l’UQAC il faudrait… (en suggérant des solutions, ça évite que votre groupe divague)
S’en tenir à l’ordre du jour pour garder le groupe sur la bonne voie; Ça évite d’aller sur des débats qui pourraient avoir lieu à une autre rencontre.
Ramener le groupe à prendre des décisions sur les points importants; essayez de combiner le meilleur de chaque opinion afin d’obtenir un consensus!

Dans la démarche de consensus, il ne s’agit pas que tous les membres soient d’accord, mais que tous acceptent le fait que c’est la meilleure solution dans le moment.

La conclusion

S’entendre sur le plan d’action à adopter pour bien mettre en œuvre chaque décision; on segmente les tâches afin de les délégués
Nommer des responsables de l’exécution de certaines tâches et du plan d’ensemble, et fixer les échéances connexes; chaque tâche doit être délégué à un responsable et celui-ci doit avoir une date limite
Déterminer comment et quand évaluer l’efficacité des actions envisagées; nous devons avoir 51% de rentabilité sur nos ventes le 13 octobre
Demander aux participants de faire la critique de la réunion; faire une critique collective de la réunion avant de la clore garantit le bon déroulement des séances ultérieures!

N’oubliez pas, tout ceci est en théorie, parfois il se peut que différents points soient fusionnés où que certains ne soient pas pertinents dans le cadre de votre réunion.

Bonne rencontre!

 

 


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