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Modèle de gestion des documents financiers pour les associations étudiantes du MAGE-UQAC

(04/02/2015)

Pour plusieurs associations du MAGE-UQAC, la gestion des documents financiers peut s’avérer un casse-tête qui rend difficile toute utilisation de ceux-ci pour, entre autres choses, faire vos retours de cotisations, vos budgets et vos états financiers.

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Et souvent, il manque des pièces…

 

C’est dans cette optique que je vous ai monté un modèle pour vous assurer une bonne base de gestion de vos documents financiers. Bien sûr, ce modèle est loin d’être parfait, mais il constitue une bonne base pour votre association.

Qu’est-ce qu’un bon modèle de gestion des documents financiers?

Un bon modèle de gestion des documents est un modèle qui vous permet de retrouver rapidement les différents documents que vous avez besoin et de les conserver d’une manière sécuritaire et accessible. Les trois qualités d’un bon modèle sont donc :

La simplicité : Votre modèle doit être facile à comprendre et sa compréhension doit être facile à transmettre, afin que celui-ci soit compris d’exécutif à exécutif et d’exécutant à exécutant. De plus, un modèle simple permet de reprendre facilement la gestion des documents si cette dite gestion se perd dans le temps.

La précision : une bonne gestion des documents se doit d’être précise, dans le sens que les documents sont classés efficacement et faciles à rassembler lorsqu’il y a un problème.

La sécurité : vos documents doivent être conservés longtemps, c’est pourquoi il est important que votre gestion documentaire ne puisse pas être anéantie par les aléas du temps.

Si vous souhaitez modifier votre gestion de vos documents financiers, il est donc important de faire ces modifications afin de permettre l’amélioration de ces différents points, sans toutefois porter préjudice aux autres.

1ère étape : s’armer de bons outils

Le modèle que nous utiliserons gravitera autours de trois outils.

Et ce ne sont PAS ces outils.

Et ce ne sont PAS ces outils.

Le premier sera votre livret de chèques. Celui-ci, lorsque bien rempli, vous permettra de savoir quand un chèque a été produit, pourquoi ce chèque a été fait, à qui il a été fait, le montant du chèque et le numéro de celui-ci.

Merci REESAC

Merci REESAC

Ensuite, je vous conseille de vous munir d’un classeur de documents à (au moins) 12 sections. Ce classeur permettra de classer vos documents financiers mois après mois. Il sera donc bien plus facile de trouver vos documents financiers lorsque nécessaire. De plus, un tel classeur vous assure une certaine sécurité au niveau de vos documents, vu que ceux-ci sont réunis dans un classeur fermé, au lieu que dans diverses pochettes.

Ici à 13 volets car, bien entendu, #YOLO

Ici à 13 volets car, bien entendu, #YOLO

 

Finalement, je vous conseille l’achat d’un « livre à colonnes » pour comptabiliser vos sorties et entrées d’argent de votre compte bancaire. Nous verrons plus loin comment utiliser un tel document. Cependant, si vous ne trouvez pas un tel cahier, il est toujours possible de faire le même travail avec un cahier ligné, en ajoutant par exemple les colonnes cases manquantes à la main. Je vous conseille cependant, si vous souhaitez utiliser un cahier ligné, de ne pas lésiner sur la qualité de celui-ci, pour que ce dernier soit bien solide.

Élégant...

Élégant…

... et efficace

… et efficace

 

 

Ah. Et un crayon aussi, minimalement, c’est toujours pratique!

2ème étape : se servir des outils

Fourbez vos armes, aventurières et aventuriers de la comptabilité, à l’assaut de la gestion des documents!

ARRRRR!!!!!!!!!!

ARRRRR!!!!!!!!!!

Ces outils peuvent être très efficaces si vous vous en servez bien. Nous verrons donc comment chacun de ces documents doit être utilisé.

1 : Votre carnet de chèques

Bien se servir de votre carnet de chèques est plutôt simple. En effet, il suffit pour vous de bien remplir le talon du chèque (la partie non-détachable) afin de comprendre facilement la raison de la production de tel ou tel chèque. Pour ce faire, il est important de :

  • Marquer le montant;
  • Marquer le nom de la personne, de l’organisation ou de l’entreprise à qui le chèque est fait;
  • Définir les services ou les biens reçus;
  • Indiquer le numéro de la facture, s’il y a lieu.

Le talon devrait rester toujours dans votre cahier de chèques.

2 : Votre classeur

L’utilisation de gros classeurs en métal n’a pas été répandue dans toutes les entreprises pour rien : les classeurs permettent de garder des documents ayant un point commun dans des fiches afin de pouvoir retrouver rapidement ceux-ci.

Si vous ne voyez pas de quoi je parle...

Si vous ne voyez pas de quoi je parle…

Le classeur que nous utiliserons a l’avantage d’être suffisamment gros pour contenir vos documents financiers (des modèles plus gros sont disponibles) et d’avoir une fiche pour chaque mois de l’année. Dans le modèle que je vous propose, vous comprendrez donc que votre classeur servira pendant une année financière au complet; je vous conseille donc de marquer sur celui-ci, au marqueur indélébile, l’année financière concernée et sur chaque onglet le mois concerné.

Le travail que vous aurez à faire sera de placer tout au cours du mois les différentes pièces que vous recevrez dans le mois en cours. Lorsqu’un chèque est fait, je vous conseille d’inscrire sur la facture reçue le numéro du chèque, pour que vous puissiez retrouver celui-ci dans votre chéquier. À la fin du mois, lors de la réception de votre état de compte par votre caisse ou votre banque, vous aurez à placer les factures non décaissées dans le mois suivant et à classer par ordre d’apparition sur votre relevé de compte vos différentes pièces. À la fin de l’année, vous n’aurez qu’à transférer vos pièces non décaissées dans un nouveau classeur qui vous servira pour l’année d’après. De plus, je vous suggère de ne pas hésiter à écrire sur vos factures ou de brocher vos factures. Si, par exemple, vous produisez un chèque pour 4-5 factures, n’hésitez pas à les brocher ensembles et marquer, sur le dessus, le numéro du chèque. Si votre association produit des extraits de procès-verbaux lorsqu’il y a autorisation de dépense, n’hésitez pas à les brocher à vos factures.

Finalement, si vous avez un classeur à 13 sections comme l’image plus haut, cette 13e section peut vous servir à maintes choses : pour ma part, je vous conseille de rassembler, en ordre, l’ensemble des relevés bancaires dans celle-ci, car ceux-ci vous donnent déjà beaucoup d’informations et vous permettent de répondre à la majorité des questions que vous aurez au niveau de vos finances, avec le 3e outil.

3 : Livre à colonnes

Le livre à colonnes est la pièce maîtresse de votre comptabilité. En effet, c’est à l’intérieur de celui-ci que toutes vos transactions seront inscrites. Lors d’une écriture, il sera primordial de bien écrire la raison (le projet rattaché)  à la dépense, le montant et, si possible, l’endroit où la pièce justificatives (la facture, le talon de chèque, etc.) est disponible. Malgré qu’après toutes les autres étapes vous pourriez vous demander à quoi sert de tenir un livre du genre, c’est cette étape qui est la plus importante comme association du MAGE-UQAC, car c’est celle –ci  qui vous permet d’expliquer la dépense. Une facture pour l’achat de 300 ballons payés par carte de guichet n’explique pas la raison de la dépense, tandis qu’une écriture vous permettra de savoir la raison de l’achat (par exemple, votre intégration).

OUUIIII BONHEUR!!!!!

OUUIIII BONHEUR!!!!!

N’hésitez pas à écrire plus que nécessaire car cette information, même si pour vous elle semble logique, ne le sera pas forcément pour une personne qui regardera votre livre un ou deux ans plus tard ou lorsque vous aurez à faire vos retours de cotisations. Ici, l’utilisation d’un logiciel comme Excel peut sembler plus efficace que l’utilisation d’un livre, mais la perte ou la non transmission du fichier, le manque de connaissance du logiciel ou encore un bris informatique rendent cette solution moins efficace, pour une association étudiante du moins.

Finalement, ayez un endroit précis où entreposer vos différents classeurs, votre livre à colonnes et votre chéquier, afin de vous assurer que tous vos documents financiers sont au même endroit. De plus, je vous conseille de fournir à votre équipe un endroit où leurs factures pourront être déposées, afin de s’assurer que celles-ci soient le plus rapidement dans votre super classement de vos documents financiers.

3ème étape : l’écriture

Maintenant, il vous reste à écrire vos transactions. Pour ce faire, je vous propose deux méthodes :

1 : La consolidation de fin de mois.

Dans cette méthode, aucune écriture ne sera faite durant le mois, et vous n’écrirez que les raisons, les pièces et la date de la transaction dans votre livre lors de la réception de votre relevé et en adéquation à celui-ci. Cette méthode est assez rapide pour que vous vous souveniez des dépenses faites et est plutôt simple, malgré qu’elle ait certaines lacunes que l’autre méthode corrige.

2 : L’écriture au jour le jour

Avec cette méthode, vous aurez à écrire les chèques, les dépenses faites avec une carte de débit ou de crédit ou les montants que vous savez qu’ils seront versés (par exemple vos retours de cotisations) aussitôt qu’ils sont produits et à corriger, en fin de mois, les écritures manquantes. De plus, lors de la fin du mois, vous aurez à valider les dépenses qui ont effectivement été déboursées. Pour ce faire, je vous suggère de surligner les dépenses et revenus lorsque vous les verrez sur votre relevé bancaire afin d’indiquer qu’ils ont bien transigé par votre banque. Cette méthode demande plus d’assiduité car elle vous demande d’écrire plusieurs fois dans le mois. Cependant, cette méthode vous permet de faire un suivi plus serré de vos finances, car elle tient en compte les chèques non encaissées. Vous pouvez en effet, au début de votre cahier et si celui-ci a 4 colonnes, utiliser les deux dernières afin de voir au jour le jour l’état de votre compte, incluant les chèques non encaissés. Finalement, une association étudiante a normalement moins de 10 transactions par mois, alors l’économie de temps avec la première méthode est plutôt minime, surtout que l’entrée de vos écritures sera moins longue à la fin d’un mois.

Finalement, voici un exemple fictif d’utilisation de ce cahier, à l’aide de la deuxième méthode et du logiciel Excel. Si vous avez des questions, n’hésitez surtout pas!

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