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Comment piloter un projet?

(19/12/2012)

Dans vos associations respectives, vous aurez beaucoup de projets à faire. Que ce soit pour faire la fête, participer à un congrès ou encore participer à des jeux, vous aurez à piloter plusieurs projets pour que votre association soit efficace et vivante. Regardons donc les étapes de planification d’un projet.

Qu’est-ce qu’un projet?

On appelle projet un ensemble finalisé d’activités et d’actions entreprises dans le but de répondre à un besoin défini dans des délais fixés. Fonctionner par projet dans une organisation à plusieurs avantages, mais aussi des désavantages;  en premier, il faut souligner qu’un projet possède un côté unique; il sert à accomplir un objectif précis, et à donc un début et une fin. De plus, il y a plusieurs étapes nécessaires pour faire qu’un projet soit réellement efficace et déchire.

Piloter un projet style "Top Gun"

Piloter un projet style « Top Gun »

Planification d’un projet 

Pour donner un exemple, imaginons que nous voudrions faire des objets promotionnels pour votre association.

Il faut commencer par répondre à 7 questions.

 

–          Pourquoi vouloir monter un projet (Objectif du projet)

Si vous voulez monter un projet, il faut bien que vous ayez un objectif clair, que toutes les personnes touchées connaissent et partagent. Ici, l’objectif serait de faire des objets promotionnels pour que vos membres puissent en avoir.

–          Qu’est-ce que l’organisation va faire pour remplir l’objectif du projet (Actions)

Un projet possède plusieurs étapes; il est donc important de les expliciter pour ne pas oublier d’action. Dans notre exemple, nous pourrions commencer par faire la recherche et la comparaison des différentes entreprises spécialisées dans les objets promotionnels, faire l’imagerie en conséquence, faire des essayages et finalement faire la commande.

–          Qui sera touché par ces actions (personnes concernées et qui vont avoir à organiser le projet)

Dans notre exemple, vos membres seraient touchés, mais il faut aussi voir les personnes qui devront travailler à la réalisation de ce projet. Il faut de plus s’assurer que chacune de ces personnes soient bien adaptés pour remplir les différentes étapes de ce projet.

Ce n'est pas forcément l'individu le plus à même de faire du "dessin vectoriel"

Ce n’est pas forcément l’individu le plus à même de faire du « dessin vectoriel »

–          Où se dérouleront les différentes actions pour réaliser ce projet

Certaines des étapes du projet nécessitent des lieux; il faut donc voir quelles étapes nécessitent un local et comment ce local devra être préparé. Pour notre exemple, il faudrait avoir un local pour faire essayer le linge et ce local devra être muni d’isoloirs par exemple.

–          Quand les différentes étapes du projet seront remplies (échéanciers)

Les échéanciers ont deux utilités; la première est de rappeler aux gens les différentes étapes de la réalisation du projet et se semaine par semaine. De plus, les échéanciers permettre d’assurer que le travail est bien fait et pas bâcler à la dernière minute. En effet, les échéanciers vont permettre que le travail se fasse progressivement.

–          Comment les différentes étapes se dérouleront (opérationnalisation)

Ici, on discute comment chacune des étapes dites plus tôt va se dérouler. Ici, il est important de prendre son temps afin que chacune des étapes soit bien détaillée et bien articulée. C’est le moment de penser aux détails. Souvent, lors de cette étape, on se rend compte que l’on a oublié des étapes à faire; il ne faut donc pas hésiter à revenir aux étapes précédentes pour que notre projet soit bien planifié.

–          Combien coûtera la réalisation des différentes actions (budgétisation)

La dernière étape revient à voir toutes les dépenses qui devront être faites, toutes les sommes qui devront être avancées et les entrées d’argents. Encore une fois, il faudra peut-être revenir aux étapes précédentes; si par exemple on se rend compte lors de cette étape qu’il nous manque d’argent, il faudra peut-être rajouter des étapes où on devra aller chercher du financement supplémentaire par exemple.

Toujours pratique pour vos projets

Toujours pratique pour vos projets


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