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Comment faire un bon PV

(03/10/2012)

Comme promis (mais avec un peu de retard, pardonnez-moi!) voici un article sur comment un secrétaire d’association doit faire un procès-verbal pour son organisation.

Qu’est-ce qu’un procès-verbal?

Un procès-verbal, c’est l’histoire écrite de votre organisation. Si nous regardons sa définition, c’est un document qui retranscrit les constatations, les déclarations ainsi que les situations qui ressortent d’une rencontre. Celui-ci, même s’il a une valeur principalement de renseignement, peut aussi servir comme preuve (par exemple, pour prouver qu’une facture a été acceptée par votre comité exécutif).

Même si c’est une décision « discutable », vous avez bien décidé d’acheter pour 5 000$ d’éponges.

Même si c’est une décision « discutable », vous avez bien décidé d’acheter pour 5 000$ d’éponges. 

Ainsi, il est primordial que vos procès-verbaux contiennent les propositions et les positions décidées dans vos rencontres. De plus, il peut s’avérer plus qu’intéressant que les discussions qui ressortent de vos réunions y soient, pour comprendre qu’est-ce qui a amené les décisions que vous avez prises et ainsi pouvoir, si une décision semble bizarre, la renverser (par manque d’information) ou l’expliquer.

 Si vous regardez le procès-verbal, vous comprendrez que c’est pour empêcher la propagation d’une marre de pétrole!


Si vous regardez le procès-verbal, vous comprendrez que c’est pour empêcher la propagation d’une marre de pétrole!

Il s’avère donc crucial pour que tout le monde comprenne ce qui s’est passé à la dernière réunion, qu’un procès-verbal complet soit transmis et lu par les membres présents à la rencontre. Celui-ci, étant de plus adopté à la réunion qui suit, se doit d’être envoyé rapidement afin que tout le monde soit prêt et prête à cette rencontre.

Mais comment je monte mon procès-verbal!?

Pour commencer, faisons l’entête;

Celle-ci doit contenir, normalement, les personnes présentes et les personnes absentes à la réunion, la liste des observateurs, la date et le lieu de la réunion. Si vous avez un entête à votre ordre du jour, il contient normalement déjà la moitié de ces informations, et selon moi, la manière la plus efficace pour monter un procès-verbal est de prendre l’ordre du jour (voir l’article ici) et de remplir, sous les points, toutes les discussions et les propositions qui en ont découlé.

Voici un exemple d’un point au procès-verbal;

7.1          Achat d’éponges

                6 min. – Raphaël Bellavance-Ménard
                Suite au déversement de pétrole dans la mer, nous nous devons d’acheter des éponges!

Raphaël Bellavance-Ménard explique qu’un de nos bateaux transportant du pétrole a coulé et qu’une grande marre de pétrole s’est répandue dans la mer. De plus, il indique que dans les différents scénarios envisagés, il y avait seulement l’achat d’éponges qui pourrait être bon pour l’environnement et bon pour le portefeuille de l’entreprise. Il rappelle finalement que l’organisme aurait à payer 10 000$ en amende s’il ne ramasse pas le pétrole. John Doe demande combien d’éponges cela représente, et Raphaël Bellavance-Ménard répond que c’est pour 5 000 $ d’éponges. 

CONSEILFICTIF.09.09.12.003

Sur PROPOSITION de Raphaël Bellavance-Ménard, APPUYÉ par John Doe,Il est RÉSOLU que la dépense de 5000$ en éponges soit adoptée.ADOPTÉE à l’unanimité.

Qu’est-ce qui était marqué uniquement dans l’ordre du jour
Qu’est-ce qui est marqué uniquement dans le procès-verbal
Qu’est-ce qui est marqué dans les deux

Si nous nous concentrons sur les points étant présents dans le procès-verbal, nous pouvons remarquer que les discussions et la position prise sont séparées par « CONSEILFICTIF.09.09.12.003 ». Cet énoncé sert à classer les différentes positions prises de manière efficace. Ici, il est présenté comme suit;

NOMDUCOMITÉ.JOUR.MOIS.ANNÉE.#DELAPOSITION

Cet énoncé peut s’avérer très pratique pour trouver dans un cahier de position si la proposition est toujours bonne, ou encore pour trouver dans un procès-verbal les discussions rattachées à la proposition.

Finalement, l’ouverture et la fermeture d’une réunion se doivent d’être marquées avec l’heure et le proposeur (l’ouverture et la fermeture d’une réunion n’ont pas besoin d’un appuyeur).

Comment améliorer mon procès-verbal?

Contrairement à un ordre du jour, un procès-verbal à une structure assez fixe; cependant, il reste certaines choses que vous pouvez faire pour le rendre plus agréable.

L’ajout de photo de bébé chat est agréable certes, mais n’améliore pas un procès-verbal.

L’ajout de photo de bébé chat est agréable certes, mais n’améliore pas un procès-verbal.

Pour commencer, si vous êtes en charge de la rédaction du procès-verbal, assurez-vous avant la réunion d’être prêt à écrire durant toute la durée de celle-ci; soyez à l’aise et arrangez-vous pour que tout ce qui pourrait vous déranger dans la réunion soit retiré. Par exemple, manger et prendre vos notes pour faire votre procès-verbal fera que vous ne serez pas capable de prendre des bonnes notes et de manger sans faire un dégât incroyable.

Pas le meilleur modèle d’efficacité…

Pas le meilleur modèle d’efficacité…

En parlant des notes, rappelez-vous que la meilleure chose à faire pour faire un procès-verbal impeccable est d’avoir des notes complètes; pour les grosses réunions (une assemblée générale, par exemple), je vous conseille d’enregistrer la rencontre, pour que votre procès-verbal soit impeccable (assurez-vous que tout le monde est d’accord avant, bien sûr, et n’oubliez pas d’arrêter l’enregistrement si vous allez en huis clos).

Aussi, n’hésitez pas à faire répéter les gens; en réunion, le président d’assemblée se doit normalement d’assurer que les notes soient prises correctement (et c’est pourquoi je vous conseil d’asseoir le président et le secrétaire d’assemblée proche), mais il arrive que celui-ci oubli de prendre le temps à ce que les notes soient faites. N’hésitez pas à aviser ou à faire répéter le président ou votre assemblée pour avoir des notes complètes (notamment afin que les propositions, les proposeurs/appuyeurs et les détails dans les descriptifs soient parfait).

Finalement, si vous avez un secrétaire qui tape très rapidement à l’ordinateur et que vous avez les équipements nécessaires (canon et ordinateur), il peut s’avérer fort intéressant de faire le procès-verbal séance tenante et le projeter; de cette manière, toute coquille peut être vue par les membres présents, les gens peuvent voir si des informations sont erronées et peuvent ralentir s’ils voient que le secrétaire est en retard dans sa prise de note.

 


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  • Chico Boulgour

    Je suis secrétaire du CA d’un organisme en art et votre article m’a été fort utile. Merci !

  • petra

    Je suis secrétaire junior. Je n’avais jamais fait de pv; J’ai assisté à une réunion dont le sujet était scientifique ; je n’ai rien compris ; j’ai rédigé un semblant de procès-verbal. Et demain je vais me faire remonter les bretelles par mon patron … VDM

  • Bill Kissode

    Bonjour!! moi aussi je suis dans cet état de faire un CV? s’il vous prt votre aide?