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Comment faire un bon ordre du jour

(03/09/2012)

Jusqu’au camp de formation du conseil central (où vous êtes bien sûr invité), je vais essayer de faire un article par semaine sur différents documents qu’un secrétaire général ou un secrétaire d’association se doit de connaître pour en faire la rédaction. Aujourd’hui, nous verrons donc comment remplir un ordre du jour dans les règles de l’art.

Mais à quoi sert un ordre du jour?

Imaginons pendant un court instant que vous faites des Lego et que vous venez d’acquérir une réplique de l’étoile noire dans Star Wars :

Le rêve de tout petit gars né dans les années 90

Malgré votre connaissance sûrement mirobolante de la construction par blocs, et vos choix douteux quant à l’utilisation de vos ressources financières, vous savez que vous ne finirez jamais ce modèle si vous n’avez pas votre plan, sauf si vous y mettez 4-5 heures de plus pour réussir à déduire l’utilité de chacune des pièces dans le résultat.

L’ordre du jour d’une réunion a la même utilité que ça. En fait, celui-ci permet de:

  • Faciliter le travail du groupe présent à la réunion,
  • Renseigner sur les réalisations et les priorités de la réunion,
  • Garantir que tous les points, les projets et les évènements seront portés à l’attention de tous,
  • Permettre la concentration du groupe sur un seul et unique sujet à la fois,
  • Assurer l’utilisation du temps des participants de manière efficace.

Dans ce même ordre d’idées, il se révèle nécessaire que l’ordre du jour soit transmis avant la réunion pour que les gens puissent se préparer à la rencontre avant celle-ci. Cependant, plus l’ordre du jour est préparé à l’avance, plus il y a de chances que celui-ci ait besoin de voir des points s’ajouter. Personnellement, je considère qu’un ordre du jour se doit d’être préparé environ 4-5 jours à l’avance pour une rencontre d’un comité exécutif, pour réduire le rajout de point à 2-3 points maximum et assurer que chacun des participants d’une réunion soit prêt à celle-ci.

Finalement, il peut être intéressant pour les rencontres plus importantes comme une assemblée générale d’assurer que l’ordre du jour soit parfait et c’est pourquoi il peut se révéler qu’un comité de préparation de l’instance s’occupe de monter l’ordre du jour.

Qu’es-ce que je mets dans mon ordre du jour?

Pour commencer, un ordre du jour respecte normalement un modèle courant propre à la réunion. Pour illustrer cela, voici un des modèles courants utilisés pour la rédaction des ordres du jour du conseil central:

  1. Ouverture de l’assemblée
  2. Élection d’un président et d’un secrétaire d’assemblée
  3. Lecture et adoption de l’ordre du jour
  4. Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière rencontre
  5. Affaires découlant de la dernière rencontre
  6. Affaires en ressources humaines
    6.1. Rapports des officiers
  7. Affaires internes
  8. Affaires externes
  9. Affaires nouvelles
  10. Fermeture de l’assemblée

Les points en orange sont des points pour structurer un peu l’ordre du jour selon certains axes plus généraux. Ils ne sont pas nécessaires, mais ils peuvent assurer une précision à la seule lecture de l’ordre du jour.

L’élection d’un président et d’un secrétaire d’assemblée n’est pas forcément nécessaire non plus dans vos rencontres de comité exécutif, mais il est important d’ajouter ces points lors d’une assemblée générale pour que ce ne soit pas des personnes de l’association qui soient prises pour faire le travail et qu’ils ne puissent pas s’exprimer autant qu’ils le désireraient durant l’assemblée. Il est très important aussi d’adopter son ordre du jour au début de la rencontre pour que la rencontre reste structurée, car c’est à ce point qu’il peut y avoir l’ajout de point dans l’ordre du jour. Les affaires en découlant sont, quant à elles, tout ce qui a découlé de la dernière rencontre sur les décisions qui ont été prises: normalement, c’est le rôle du secrétaire de l’association de faire les affaires en découlant, car c’est lui qui a rédigé le procès-verbal et c’est donc lui qui connait le mieux ce qui a découlé de la dernière rencontre. Pour finir, il peut être bon de faire un point rapport des officiers à votre rencontre pour voir le travail qui a été fait. Cependant, je vous suggère de procéder par un tour de table pour savoir ce que chacun a fait depuis la dernière rencontre.

Comment améliorer mon ordre du jour?

Après avoir vu qu’est-ce que doit être au minimum un ordre du jour, pourquoi ne pas le « pimper » un peu et en faire un vrai ordre du jour de course?

Pas selon ses méthodes.

Voici donc quelques ajouts qui peuvent être intéressants;

Description courte du point

Ajouter une description au point peut s’avérer très productif. En effet, les gens ont besoin d’une mise en contexte bien moins grande pour comprendre et ensuite se positionner sur un point. Cela permet également au responsable du point de s’assurer que toute l’information est présente lors de la prise de décision.

Temps alloué au point

Donner une durée à un point permet plusieurs choses. La première est que cela permet d’évaluer la durée d’une rencontre avant qu’elle ait lieu et ainsi s’assurer que la rencontre ne sera pas trop chargée pour le temps disponible de chacun. Cela permet aussi de rappeler les gens à l’ordre s’ils s’écartent du sujet. Cependant, il faut faire preuve de réalisme quand on alloue du temps à un point et de respecter les délais impartis pour chaque point.

Priorisation des points

Je ne suis pas tout à fait à l’aise avec la priorisation des points, car cela indique qu’il y a des choses que l’on fait, qui sont inutiles. Cependant, il peut arriver que certains dossiers chauds se doivent d’être faits rapidement et avant un certain temps. C’est pourquoi que je vous suggère plutôt d’ajouter des motions « d’urgence » sur certains points et de les mettre flottants dans votre ordre du jour, pour que même si la rencontre s’éternise le sujet puisse être débattu.

Liste des points votants

Dans le même ordre d’idées que la priorisation des points, une liste des points votants peut s’avérer intéressante pour assurer que tous les points décisionnels à discuter soient passés avant la rencontre. Plus une bouée de sauvetage qu’un ajout intéressant, la liste des points votants peut permettre que tous les points décisionnels soient faits avant la fin de la rencontre si celle-ci se termine plus tôt.

Exemple de points

6.1. Rapport d’officier du secrétaire général
2 min. – Raphaël Bellavance-Ménard
Explication des activités du secrétaire général pour la période du 6 août au 12 septembre.


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  • Très bon article mec! C’est comme ça que j’les aime 😉

  • Test test

  • Très bon article mec! C’est comme ça que j’les aime 😉

  • Pierre-Yves Deschenes

    L’article est vraiment bien construit, Bravo Raph!

  • Lycéenne

    Cet article m’a beaucoup aider Merci beaucoup !!! 🙂